Präambel
Die Ballettschule International Bonn verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Schulverwaltung, der Organisation des Tanzbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit der Schule. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der Schule zu gewährleisten, gibt sich die Ballettschule die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Die Ballettschule International Bonn verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Tanz- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen in der Schule, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Die Ballettschule International Bonn verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet die Schule insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Schulbeitritts, Klassenzugehörigkeit, Bankverbindung, die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. 3. Im Rahmen der Wettbewerben, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Ballettschule beantragen (z.B. Startpass, oder andere Ausweise) um an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Ballettschulaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: T Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite der Ballettschule können Informationen über die Pädagogen und die Leiterin der Schule mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht werden.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung in der Schule
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist die Leiterin der Ballettschule nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe der Leiterin zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Die Leiterin der Ballettschule stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Schule (zum Beispiel Pädagogen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Mitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. § 6 Kommunikation per E-Mail 1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet die Ballettschule einen Schuleigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der Schulkommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Ballettschule, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. die Pädagogen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Keine
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Die Ballettschule International unterhält zentrale Auftritte für die gesamte Schule. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Webmaster. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Webmaster oder vorgenommen werden.
2. Der Webmaster ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Klassen, Gruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Instagram, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung der Schulleitung. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Klassen, Gruppen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Webmaster weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann die Leitern der Schule nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung der Leiterin nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schule dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –Weitergabe ist untersagt. 2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch Ballettschule International Bonn 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage der Schule in Kraft.